År 2 - Tilstandsrapportering
Her finner du anbefalinger og prosessbeskrivelse for hvordan brukerundersøkelse kan informerer tilstandsrapporten til kommunestyrets andre år.
1. Det anbefales å gjennomføre brukerundersøkelser hvert andre år. Brukermedvirkning ved hjelp av brukerundersøkelse vil informere tilstandsrapporten om hvordan målgruppen opplever tjenestetilbudet og gir kommunene anledning til å følge med i egen kvalitetsutvikling.
Det finnes ulike måter å gjennomføre brukerundersøkelser på. Mange kommuner velger å benytte BedreKommune. BedreKommune tilbyr faglige veileder og anbefalinger for gjennomføring som kan være nyttig dersom tjenesten ikke selv har et allerede utviklet system for arbeidet. Heftet «God prosess» som er tilgjengelig på bedrekommune.no gir gode råd til forberedelse, gjennomføring, analyse og oppfølging i etterkant av undersøkelsen.
For at besvarelsene gitt skal kunne informere tilstandsrapporten for foregående år bør brukerundersøkelsen gjennomføres i starten av første kvartal. Forberedelser, selektering og utrulling av en brukerundersøkelse tar tid og det anbefales derfor at tjenesten igangsetter arbeidet høsten før undersøkelsen skal gjennomføre.
2. Et kapittel i tilstandsrapporten bør settes av til å oppsummere de tilbakemeldingene som er gitt gjennom brukerundersøkelsen. Positive og negative resultater bør gis lik plass. Å informere kommunestyret om hvilke tiltak og satsinger tjenesten vil fokusere på de neste årene som følge av brukerundersøkelsen er viktig å inkludere – og relevant å rapportere tilbake på i kommende tilstandsrapporter (kan inkluderes i kapitelet «Innsatsområder»).
Som foregående år (se århjul):
3. Ansattes medvirkning bør sikres gjennom aktiv bruk av tillitsvalgte i utforming av tilstandsrapporten, og da særlig av kapittel om «Bemanning og Kompetanse». Det bør vises til det arbeid tjenenesten gjør for å fremme godt arbeidsmiljø og tiltak som gjøres for å redusere/holde turnover lav.
4. Sett av nok tid til involvering av andre tjenester og aktører i kommunen. Kapitelet som omhandler «Samarbeid med andre sektorer» bør utformes i samarbeid med ledere for tjenester og sektorer som barnevernstjenesten samarbeider med. Alternativt kan en egen undersøkelse gjennomføres hos disse. Microsoft Forms er et egnet verktøy for å gjennomføre anonyme undersøkelser av mindre karakter. En mal på en undersøkelse er utviklet og ligger her. Denne kan kopieres (øverst til venstre) og kan redigeres etter tjenestens behov og satsinger. Bufdir sin veileder gir også eksempler på hvordan involvering av andre tjenester og aktører i kommunen kan sikres.
5. For å komplementere de tilbakemeldingene som en større brukerundersøkelse gir anbefales det å gjennomføre fokusgrupper med brukere av tjenesten. Planlegging av dette arbeidet bør starte allerede høsten andre år, for at tilbakemeldingene skal kunne informere rapporten i ÅR 3. For mer om hvordan du går frem for dette se her.
